Todos hemos cargado con nosotros mas papel del que en realidad necesitamos llevar. Todos hemos mantenido en nuestra vida papeles por mucho mas tiempo de lo que realmente necesitábamos hacerlo. Aun las personas que consideraríamos excelente procesadores de papeles, mantienen consigo cosas que debieron haber transformado a otros formatos, para no llevarlos consigo mas.
Cuando descubrí que la gran mayoría de las personas no necesitan mas que una copia simple o un email con el documento, decidí buscar una manera diferente de llevar toda la informacion. Necesitaba una manera de archivar mis documentos y aquellos papeles que simplemente eran referencia y quería o necesitaba llevar conmigo, sin tener que llevar ningún papel. Algo que me permitiera fácil acceso, pero sin el volumen o el peso. La respuesta fue: Evernote.
Recientemente estábamos viajando en una ciudad cercana y mi esposa perdió uno de sus lentes de contacto. Manejamos hasta el Lenscrafter mas cercano para comprar otro par de contactos. Para que la pudieran ayudar, necesitaban una copia de la prescripción. Ella había obtenido la misma en otra sucursal de LensCrafter y sabíamos que iban a poder llamar y obtener la información. En vez de eso, simplemente busque en mi Evernote y listo, le mostré la información a la persona que nos estaba ayudando y me pidió que si se la podía mandar por Correo electronico para agregarlo al archivo que iban a crear y quince minutos mas tarde estábamos de regreso en nuestro viaje. Todo porque he adquirido el habito de de escanear lo que creo nos puede ser útil (y en algunos casos lo que espero nunca lo sea)
Evernote tiene la ventaja de poseer OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que hace que encontrar un documento sea algo realmente sencillo aun cuando tu capacidad de archivar estos sea poca. La cámara del iPhone y del iPad son suficientemente buenas para obtener una imagen de calidad para que Evernote pueda reconocerla y aplicar el OCR para que sea totalmente útil.
El problema es que si no existen ciertos sistemas corremos el riesgo de en vez de tener algo útil crear algo inútil. En mi opinión se necesita un sistema para que esto pueda realmente sobrevivir.
Este es el sistema que yo tengo. No es perfecto, pero funciona bien y me ha ahorrado horas y aun mas importante es suficientemente sencillo.
La estructura actual de mi sistema:
Impuestos (Este año): Mi contador no necesita los originales, asi que tomo fotos de los recibos que son relevantes y cuando el momento de ocuparse de los impuestos llega, simplemente se los mando.
Mi Esposa: Esto son todos aquellos documentos que le pertenecen a mi esposa, sus estudios de los ojos, tarjeta del seguro, y mucho mas.
Mi Hija: Al igual que mi esposa, tarjetas de cumpleaños, instrucciones de las medicinas, información del doctor y el resto de las cosas que están relacionadas con ella.
Personal: Al igual que tengo una carpeta para mi esposa y mi hija tengo una para mi.
Negocio: Cosas que le pertenecen a trabajo.
Garantias y Acuerdos de Servicios
Projectos Activos: Tengo una carpeta por cada proyecto activo y relevante.
Referencias: Ya que Evernote no me limita el espacio (al menos por ahora), yo no borro nada del sistema. Es posible que eventualmente tenga que hacerlo, pero por ahora no ha habido necesidad.
Como puedes ver no existe una distinción clara entre almacenamiento a corto o a largo plazo.
Al día de hoy mi estrategia a largo plazo es simple, (quizá es como un queso suizo) mientras Evernote no me pida que borre nada, todo va a seguir allí. No es perfecto, pero es una de esas cosas que no voy a tratar de resolver mientras que funcione.
En relación con la estrategia a corto plazo es un poco mas compleja. Los recibos del Impuesto, mi hija, mi esposa, mis archivos personales, las cosas del negocio, garantías y acuerdos de servicios van en su carpeta mientras son relevantes, y después simplemente las muevo a la carpeta de referencias. En general al principio del año, mi sistema tiene dos carpetas de impuestos, porque como podrás imaginar hasta que no termino con los impuestos del año anterior ambas carpetas siguen en el sistema.
El sistema es simple, si necesito los originales, puedo ir al archivero donde están las carpetas físicas y buscarlo. Es algo tan poco común, que el archivero de Evernote tiene todo lo que necesito y mas
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