Tu lista de tareas esta fallando. Este es el por que

Es irrelevante si crees en GTD o no. Si usas Omnifocus, Nozbe, Things o te anotas las tareas pendientes en el brazo. La realidad es que tu lista de tareas te esta fallando y te ha fallado por años. Parte es que no sabemos decir NO. Parte es que simplemente estamos tratando de decidir sobre un numero demasiado grande de opciones. En la mayoría de los casos es abundancia lo segundo y mucho de lo primero.
A medida que pasan los años mis tareas van en aumento desmesurado, en mi Sistema de GTD cada vez son mas los proyectos, las tareas, y el tiempo cada vez parece menos.
He discutido en mi libro «25 Consejos de Productividad» como funciona mi lista diaria, pero nunca he hablado de lo que yo llamo la Lista Maestra.
La Lista Maestra contiene todos aquellos proyectos y tareas que espero hacer. Lo mas probable es igual a la lista de proyectos y tareas que tu mismo tienes. La diferencia es que tu esperas trabajar desde esa lista, y lograr completarla. Para mi la lista maestra es la base en donde todo empieza, pero aun aplico un filtro mas. De la Lista Maestra a la Lista de Trabajo.
Mi Lista Maestra contiene todos los proyectos activos y todas las tareas pendientes (proximas acciones) por contexto, tal y como enseña David Allen en su libro GTD. El problema de esto, es que el numero de tareas es simplemente imposible de digerir, es como tratar de tomar agua de una manguera del camión bomberos… Yo prefiero tomar agua del filtro, de un vaso, en cantidades manejables. Para ello, proceso mi Lista Maestra, en una lista aun mas pequeña, la Lista de Trabajo.
Cada mañana reviso todos mis proyectos y acciones y marco aquellas que deben ir a las Listas de Trabajo. Esto genera que mis listas en vez de ver 60 tareas, quizá tienen cinco. Las cinco que considero son relevantes. Es de esta lista pequeña que elijo las tres tareas mas importantes.
Honestamente no existe un criterio en cuantos elementos paso a la lista de trabajo, si una vez que termino me parecen muchos, simplemente reduzco. El objetivo es acabar con la lista en dos o tres dias.
El problema es un simple problema matemático, si tenemos un promedio de 100 Proyectos y cada uno tiene una Acción tenemos 100 acciones. En realidad tiende a ser casi dos acciones por cada proyecto mas aquellos que requieren una sola acción, que quizá no tienen un proyecto como tal. ¿Comprar Leche? ¿Pan? Mi lista tiene mas de 600.
Mis cálculos y experiencia dicen que en general un sistema completo de GTD tiene mas o menos entre 200 y 500 acciones.
Ahora viene el problema, no importa como dividas esto, el numero siempre es mas de lo que podemos digerir… mas de lo que podemos hacer para sentirnos exitosos… Por tanto, no logramos conquistar ese sentimiento de logro. En muchos casos abandonamos el sistema del todo.
Ahora bien, imagínate, que manteniendo tu sistema asi como está, tu preparas una lista de tu Lista Maestra, para trabajar por los siguientes día o dos; una Lista de Trabajo.
Imagina la siguiente y el numero de acciones pendientes:
Lista Maestra
@Casa (45)
@Computadora (60)
@Diligencias (30)
@Agendas (25)
@Llamadas (20)
@Trabajo (80)
Total 260 oportunidades. En mi caso esto se convierte en algo complejo de digerir. Ahora imaginate que de la Lista Maestra, seleccionas aquellas que realmente darian el mayor impacto en el corto plazo y creas una segunda lista, basada en tu Lista maestra; una Lista de Trabajo.
Lista de Trabajo
@Casa (8)
@Computadora (10)
@Diligencias (30)
@Agendas (25)
@Llamadas (20)
@Trabajo (20)
Ahora tengo 113 oportunidades. Pero notese como no elimine de mi lista ninguna Agenda, Llamada o Diligencia. En mi plan de reducción el plan es que estas elementos que se refieren a llamadas, Agendas y diligencias aun pueden hacerse. Pero veamos la reducción en los otros contextos.
@Casa: De 45 a 8.
@Computadora De 60 a 10.
@Tranajo De 80 a 20.
Es decir de 185 oportunidades a 38… Gran diferencia. En ningún momento estamos diciendo que no vamos a hacer las otras, pero imagínate el sentimiento de éxito de terminar con esas 20 tareas de trabajo; o con las 38 tareas de las tres listas.
No solo eso, imagínate que tienes por alguna razón 20 minutos libres. ¿De donde vas a tener mas chance de elegir una acción apropiada, de una lista de 20 o de una de 80?
Como todo consejo de productividad, la clave aqui es no perder de vista la Lista Maestra. En mi caso, NO puedo agregar ninguna tarea a la Lista de Trabajo. Las tareas deben agregarse a la Lista Maestra.
Poder ver mis listas, por contextos, pero sabiendo que son un numero mucho mas reducido, me ha permitido avanzar en ciertas cosas mucho mas rápido. En ningún momento estoy negando la importancia del resto de las cosas en la Lista Maestra, simplemente estoy tratando de concentrar el enfoque para ser mas productivo, obtener victorias mas pequeñas, pero mas constantes, en fin para sentir que gano el juego mas seguido.
Si tu lista de tareas te esta fallando, ¿que estas haciendo para que sea nuevamente efectiva?