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No es un secreto que trabajo desde la casa. Tengo el lujo de cuidar a mi hija y pronto también a mi hijo. Creo que ella tenia dos cuando elegí el sonido del «Pato» en mi teléfono para que fuera su sonido. Cualquier alarma que la involucra, siempre suena como un «pato».
Tengo en mi iPhone alarmas para que valla a la escuela, a sus clases y en esos momentos en los que esta tomando medicina, igualmente, tenemos una que nos indica que es hora de irnos a bañar y a dormir. Inclusive pongo alarmas para cosas que no necesariamente son rutinarias. Ella sabe, que si el «Pato» esta haciendo ruido es algo relacionado con ella e inmediatamente presta atención.
Ella sabe que en la mañana el primer pato es para que ella se levante y yo le lleve leche. Sabe que el pato de la tarde significa que es hora de recoger para irnos a las clases. Sabe que a las 7:30 de la noche, el Pato significa que es hora de irse a bañar y alistarse para dormir.
La principal ventaja de esto es que ella sabe, esta consciente, y por tanto presta atención inmediatamente. No será un sistema perfecto, pero ella puede estar en el otro lado de la casa y escucha al Pato y se acerca a ver que es exactamente lo que tiene que hacer o a donde vamos a ir ahora.
Me hubiera gustado entender el poder de las alarmas mucho mas temprano en la vida, honestamente me hubiese sido increíblemente útil.

i.e. Cuando le dijimos que estábamos esperando otro niño y se entero que iba a ser varón, ella propuso que el sonido para su hermano fuera el del carro que tiene el iPhone (El de la Motocicleta). Asi que cuando sea el momento, tenemos el sonido de sus alarmas ya escogido.

No es un secreto que me encanta usar contextos y que creo que si la gente perdiera el miedo de usarlos, el sistema que poseen seria aun mas eficiente.
Hace algunos años, cree uno llamado @Reflexión. El contexto contiene aquellas cosas que quiero reflexionar cuando escribo en mi diario, cosas que necesito pensar, cosas en las que quiero escribir y reflexionar. Al momento de escribir esto, existen siete cosas en la lista. Esta son siete cosas en las que quiero pasar tiempo reflexionando, no estoy buscando comprometerme con ninguna de estas cosas, no estoy buscando una respuesta sencilla o rápida. Estoy buscando recordar a mi mismo que de vez en cuando, es importante reflexionar sobre estos temas.
Algunos días puedo abrir la aplicación que uso para reflexionar (OneDay en el iPad y el iPhone) y simplemente escribir. Otros, puedo quedarme viendo a la pantalla sin lograr nada. Es en esos días que abro OmniFocus y voy a mi contexto @Reflexión.
Honestamente es algo que disfruto y entiendo que teniendo esos contextos me permite recordarme y ser intencional sobre lo que algunos días escribo, pero al mismo tiempo ha sido una manera maravillosa de trabajar en ciertas cosas y de encontrar respuestas que de otro modo no estoy seguro hubiera encontrado. La mayoría del tiempo este proceso es difícil, al menos para mi, el dialogo que se genera es hiriente, pero eventualmente el resultado es mágico.
¿Mantienes un Diario? ¿Has considerado tener tu propio contexto de @Reflexión para recordarte esas cosas en las cuales trabajar mientras escribes en el diario? Pruébalo, el proceso es doloroso, pero las respuestas siempre son Mágicas.

La mayoría de las personas que conozco poseen pilas de papeles porque no tienen una rutina para ocuparse de ellos. Llegan a la casa, recogen el correo y lo colocan en la primera superficie que encuentran, y asi la pila empieza.
No recojas el correo hasta que estés listo para procesarlo. Si recoges el correo y empiezas a crear una pila, todo lo que vas es a generar ese sentimiento de que no lo estas haciendo. Algunas veces, simplemente no te puede ocupar de eso y esta bien, pero asegúrate que no estas creando estrés que no necesitas.
Detente por un momento y piensa en lo que haces rutinariamente, asegúrate de hacerlo para no crear la pila de papeles. Siempre es mas difícil eliminarla que crearla.
i.e. El correo toca la puerta de mi casa mas sábados de los que voy a admitir. Si no tengo el tiempo de procesarlo los dejo en el buzón, de otro modo crean una pila de papeles que simplemente crece y crece.

¿Estas super ocupado? ¿No tienes tiempo para nada? ¿Sobre abrumado y sobrecargado? Ya se que no tienes tiempo. Ya se que estas realmente ocupado. Ya se que yo no lo entiendo; pero déjame preguntar de nuevo: ¿cuando fue la ultima que bajaste la velocidad?
En mi experiencia, mientras mas ocupados estamos, lo mas importante que debemos hacer es bajar la velocidad; exactamente cuando crees que no tienes tiempo, ese es el momento de bajar la velocidad.
Las personas dejan de comer, dormir, beber agua, básicamente dejan de cuidarse a si mismos porque están muy ocupados tratando de ir mas rápido. Esa es la manera equivocada de ver el problema.
La razón para bajar la velocidad es simple. Si estas cada vez mas ocupado, cada acción que tomes tiene que producir el mayor impacto posible, no tienes el lujo de pasar el tiempo en cosas que no son importantes. Solo tienes 24 horas, al igual que cuando no estas ocupado. Tienes que asegurarte que cada movimiento que hagas produce el mayor impacto, tienes que estar seguro que tienes una vista clara de todo y una perspectiva clara de la dirección en la que vas.
i.e. Es cuando estoy super ocupado que hago mis mejores revisiones a la semana, que mantengo mi bandeja de entrada en cero, y que mis listas están completas y mis acciones claramente definidas. ¿Porque? Porque estoy ocupado y no tengo tiempo de hacer las cosas dos veces. Es exactamente en ese momento que necesito estar seguro que mi próxima acción va a causar impacto.

¡Limpia tu cartera! Tu nombre no es George Constanza. (Si no conoces la referencia, por favor búscalo en google, vale la pena)
¿Que es lo que en realidad necesitas? ¿Que tanto tienes? El problema con las carteras (y los bolsos y maletines) es que las cosas llegan allí pero de algún modo nunca se van. Tienes ese numero que no recuerdas que era. La tarjeta del seguro del 2001. La tarjeta del gimnasio. (La de aquel gimnasio del que no eres miembro desde hace meses)
Cualquier cosa que este en tu cartera que no uses, sácala de allí. Revisa constantemente y limpialo.

La razón por la que muchas de las resoluciones del nuevo año han fallado es porque la gente no las escribe y no las lee (revisa) constantemente. Perder peso no es un objetivo. Pesar 100 kilos para poderme comprar una nueva chaqueta o para ser talla Grande en vez de Extra Grande lo es.
La misma cosa pasa con nuestras metas de 1 a 2 años. Mucha gente no los escribe. Los pocos que lo hacen, escriben cosas genéricas y muy pocos detalles. Después de eso, no vuelven a revisar esa lista. Después se preguntan porque no las lograron.
Si estas usando direcciones para ir a un lugar donde nunca has ido, necesitas revisar el mapa constantemente. Tus metas funcionan igual, si no las chequeas constantemente, se te olvidan, empiezas a tomar decisiones que en vez de acercarte al mismo te llevan en todas direcciones.
i.e. Yo reviso mis metas al menos cada dos semanas. Me toma menos de dos minutos, pero me permite lograr increíbles objetivos.

Imposible no es un hecho. Es una opinión.
Muhammad Ali

Yo crecí rodeado de imposibles, por alguna razon muchos de mis sueños lo eran. He dicho que por años seguí Plan B y Plan C, porque Plan A era impossible.
De hecho lo era, es imposible lograr algo en lo que tu no trabajas duro y constantemente. Después de empezar a trabajar duro en lograr mi Plan A, descubrí que una de mis cosas favoritas es planear para lo imposible y lograrlo.
Como niños no entendemos de limites, vamos a jugar baloncesto profesional, ir a la luna o ser el mejor policía. Es después que descubrimos, mientras crecemos la idea de imposible y mas adelante que empezamos no solo a creer que es real, pero la unica realidad.
Entiendo que va a ser difícil, un gran reto y casi imposible. Mi apuesta es que si trabajas duro y constantemente algún día vas a ser un ¡Exito Instantáneo!
(La mayoría de los Exitos Instantaneos trabajan duro, por años y años en algo que era imposible)

En mi libro 25 Consejos de Productividad menciono en detalle esta lista, pero es básicamente una herramienta contra el consumo desmedido y yo mismo. Escribo esas cosas en la lista que no necesito, pero que voy a tratar de convencerme a mi mismo que necesito comprar. (Mas veces de lo que voy a admitirlo)
Esta lista es clave para mi, es gracias a esta que muchas veces no compro cosas innecesarias. Existen cosas que quiero comprar, solo porque puedo comprarlos. Esas cosas generalmente están en mi lista.
i.e. Un convertible de dos puertas esta en la lista. Tuve un convertible hace años. La imagen en mi mente del convertible, nunca fue la misma que la realidad, pero por alguna razón, constantemente pienso que debería comprar uno.

Estoy seguro que al igual que yo has leído que debes aprender a decir NO a los demás personas para poder aumentar tu productividad. Es una buena idea, pero no es suficiente.
En mi opinión, hay mas de un NO que debemos aprender, de hecho existe un NO que debemos evitar, un NO que debemos aprender a usar y un NO que necesitamos aprender a usar.
No sabemos como usar la palabra NO apropiadamente en nosotros mismos ni con las demás personas; el resultado es que decimos mas NO cuando debimos haber dicho SI y mas SI cuando debimos haber dicho NO. Solo cuando aprendemos a usar la palabra NO apropiadamente para con nosotros mismos, es que la podemos aplicar para con los demás personas.
Mi intención es mostrarte que no existe un NO único, tu aventura va a ser aprenderlos a usar propiamente.
Disponible en Amazon US, Amazon España, Barnes and Noble, Apple iBooks, y mas…

Mucha gente se hace esta misma pregunta. Yo no tengo mi bandeja de entrada en cero por otra razón que me da perspectiva. La mayoría de los correos que proceso, la acción no es ejecutada sino hasta mucho después. Yo limpio mi bandeja de entrada para poder ganar perspectiva y aun mas importante para poder evaluar las nuevas cosas que llegan a mi en contra de aquellas que ya están en mi plato.
¿Limpias tu bandeja de entrada a diario? No. Esto es especialmente cierto en momentos de poco estrés y volumen. La razón es simple, si el estrés es poco y el volumen de cosas y las presiones también, tengo mucha mas capacidad para mantener un cierto nivel de perspectiva. Tan pronto como el nivel de estrés, presión y volumen aumenta, mi bandeja de entrada siempre va a cero.
i.e. Cuando las cosas están fuera de control, la mejor política es bajar la velocidad, no tratar de ir mas rápido. La mayoría de las personas tratan de ir mas rápido. Para mi llevar mi bandeja de entrada a cero, me obliga a bajar la velocidad a pensar