Productivity Voice

¿Estas super ocupado? ¿No tienes tiempo para nada? ¿Sobre abrumado y sobrecargado? Ya se que no tienes tiempo. Ya se que estas realmente ocupado. Ya se que yo no lo entiendo; pero déjame preguntar de nuevo: ¿cuando fue la ultima que bajaste la velocidad?
En mi experiencia, mientras mas ocupados estamos, lo mas importante que debemos hacer es bajar la velocidad; exactamente cuando crees que no tienes tiempo, ese es el momento de bajar la velocidad.
Las personas dejan de comer, dormir, beber agua, básicamente dejan de cuidarse a si mismos porque están muy ocupados tratando de ir mas rápido. Esa es la manera equivocada de ver el problema.
La razón para bajar la velocidad es simple. Si estas cada vez mas ocupado, cada acción que tomes tiene que producir el mayor impacto posible, no tienes el lujo de pasar el tiempo en cosas que no son importantes. Solo tienes 24 horas, al igual que cuando no estas ocupado. Tienes que asegurarte que cada movimiento que hagas produce el mayor impacto, tienes que estar seguro que tienes una vista clara de todo y una perspectiva clara de la dirección en la que vas.
i.e. Es cuando estoy super ocupado que hago mis mejores revisiones a la semana, que mantengo mi bandeja de entrada en cero, y que mis listas están completas y mis acciones claramente definidas. ¿Porque? Porque estoy ocupado y no tengo tiempo de hacer las cosas dos veces. Es exactamente en ese momento que necesito estar seguro que mi próxima acción va a causar impacto.

¡Limpia tu cartera! Tu nombre no es George Constanza. (Si no conoces la referencia, por favor búscalo en google, vale la pena)
¿Que es lo que en realidad necesitas? ¿Que tanto tienes? El problema con las carteras (y los bolsos y maletines) es que las cosas llegan allí pero de algún modo nunca se van. Tienes ese numero que no recuerdas que era. La tarjeta del seguro del 2001. La tarjeta del gimnasio. (La de aquel gimnasio del que no eres miembro desde hace meses)
Cualquier cosa que este en tu cartera que no uses, sácala de allí. Revisa constantemente y limpialo.

La razón por la que muchas de las resoluciones del nuevo año han fallado es porque la gente no las escribe y no las lee (revisa) constantemente. Perder peso no es un objetivo. Pesar 100 kilos para poderme comprar una nueva chaqueta o para ser talla Grande en vez de Extra Grande lo es.
La misma cosa pasa con nuestras metas de 1 a 2 años. Mucha gente no los escribe. Los pocos que lo hacen, escriben cosas genéricas y muy pocos detalles. Después de eso, no vuelven a revisar esa lista. Después se preguntan porque no las lograron.
Si estas usando direcciones para ir a un lugar donde nunca has ido, necesitas revisar el mapa constantemente. Tus metas funcionan igual, si no las chequeas constantemente, se te olvidan, empiezas a tomar decisiones que en vez de acercarte al mismo te llevan en todas direcciones.
i.e. Yo reviso mis metas al menos cada dos semanas. Me toma menos de dos minutos, pero me permite lograr increíbles objetivos.

Imposible no es un hecho. Es una opinión.
Muhammad Ali

Yo crecí rodeado de imposibles, por alguna razon muchos de mis sueños lo eran. He dicho que por años seguí Plan B y Plan C, porque Plan A era impossible.
De hecho lo era, es imposible lograr algo en lo que tu no trabajas duro y constantemente. Después de empezar a trabajar duro en lograr mi Plan A, descubrí que una de mis cosas favoritas es planear para lo imposible y lograrlo.
Como niños no entendemos de limites, vamos a jugar baloncesto profesional, ir a la luna o ser el mejor policía. Es después que descubrimos, mientras crecemos la idea de imposible y mas adelante que empezamos no solo a creer que es real, pero la unica realidad.
Entiendo que va a ser difícil, un gran reto y casi imposible. Mi apuesta es que si trabajas duro y constantemente algún día vas a ser un ¡Exito Instantáneo!
(La mayoría de los Exitos Instantaneos trabajan duro, por años y años en algo que era imposible)

En mi libro 25 Consejos de Productividad menciono en detalle esta lista, pero es básicamente una herramienta contra el consumo desmedido y yo mismo. Escribo esas cosas en la lista que no necesito, pero que voy a tratar de convencerme a mi mismo que necesito comprar. (Mas veces de lo que voy a admitirlo)
Esta lista es clave para mi, es gracias a esta que muchas veces no compro cosas innecesarias. Existen cosas que quiero comprar, solo porque puedo comprarlos. Esas cosas generalmente están en mi lista.
i.e. Un convertible de dos puertas esta en la lista. Tuve un convertible hace años. La imagen en mi mente del convertible, nunca fue la misma que la realidad, pero por alguna razón, constantemente pienso que debería comprar uno.

Estoy seguro que al igual que yo has leído que debes aprender a decir NO a los demás personas para poder aumentar tu productividad. Es una buena idea, pero no es suficiente.
En mi opinión, hay mas de un NO que debemos aprender, de hecho existe un NO que debemos evitar, un NO que debemos aprender a usar y un NO que necesitamos aprender a usar.
No sabemos como usar la palabra NO apropiadamente en nosotros mismos ni con las demás personas; el resultado es que decimos mas NO cuando debimos haber dicho SI y mas SI cuando debimos haber dicho NO. Solo cuando aprendemos a usar la palabra NO apropiadamente para con nosotros mismos, es que la podemos aplicar para con los demás personas.
Mi intención es mostrarte que no existe un NO único, tu aventura va a ser aprenderlos a usar propiamente.
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Mucha gente se hace esta misma pregunta. Yo no tengo mi bandeja de entrada en cero por otra razón que me da perspectiva. La mayoría de los correos que proceso, la acción no es ejecutada sino hasta mucho después. Yo limpio mi bandeja de entrada para poder ganar perspectiva y aun mas importante para poder evaluar las nuevas cosas que llegan a mi en contra de aquellas que ya están en mi plato.
¿Limpias tu bandeja de entrada a diario? No. Esto es especialmente cierto en momentos de poco estrés y volumen. La razón es simple, si el estrés es poco y el volumen de cosas y las presiones también, tengo mucha mas capacidad para mantener un cierto nivel de perspectiva. Tan pronto como el nivel de estrés, presión y volumen aumenta, mi bandeja de entrada siempre va a cero.
i.e. Cuando las cosas están fuera de control, la mejor política es bajar la velocidad, no tratar de ir mas rápido. La mayoría de las personas tratan de ir mas rápido. Para mi llevar mi bandeja de entrada a cero, me obliga a bajar la velocidad a pensar

Por alguna razón, cuando menciono que el iPad es mi maquina principal la gente se asombra y les parece que es simplemente imposible. Para mi es una de esas cosas maravillosas, honestamente es una de mas mejores maquinas que he tenido, y la interacción entre la pantalla táctil y lo que estoy haciendo es una combinación maravillosa, mas de una vez cuando me siento a trabajar en una computadora (generalmente mi MacBook, si esa que esta abandonada y generalmente sin pila) me encuentro a mi mismo tocando la pantalla a donde quisiera que el cursor mágicamente apareciera. Aqui están las 25 razones por las cuales, el iPad se ha convertido en mi maquina principal.
1.- Portabilidad: Mi iPad pesa 607 gramos vs mi MacBook que pesa 2.27Kg (Es cierto que el MacBook Air pesa 1.08Kgs, eso aun son aproximadamente 400 gramos mas que el iPad)
2.- La habilidad de usar Skype y Facetime: Aun cuando la mayoría de las veces uso el iPhone como instrumento para hacer llamadas en Skype y FaceTime, es una maravilla que el iPad lo permita. Cuando estas conversando la movilidad y la habilidad que me da el iPad de mostrar cosas vale su peso en oro (que aunque no es mucho, con el precio del oro estos días, es bastante)
3.- Como todo esta syncronizado con mi iPhone entre iCloud y DropBox: El eterno dilema, donde esta el archivo. Honestamente entre iCloud y DropBox no he vuelto a pensar en nada de eso, me he acostumbrado a depender de ambos servicios de una manera que estoy seguro es mala.
4.- Respaldo Automáticos: Mi iPad hace automáticamente respaldos con iCloud cada vez que la enchufas (que entiendo es una vez al día) pero aun cuando no parezca mucho, es mas que lo que el promedio de la gente lo hace. En muchos casos el respaldo es mas constante, especialmente, los documentos dentro de las aplicaciones.
5.- La existencia de múltiple Navegadores: He dicho mucho que pare evitar perder el tiempo en linea, uno debe usar un navegador para trabajo y uno para placer (en mi caso Safari y Google Chrome), pues esta utilidad se puede hacer en el iPad lo cual es maravilloso.
6.- Plataforma fácil de usar para bloguear: Yo uso la aplicación de WordPress (que ha mejorado con los años de algo inútil a una aplicación bastante útil y en combinación uso Blogsy, especialmente para cuando manipular imágenes. Es posible hacerlo con WordPress, pero es mas simple con Blogsy.
7.- La batería dura casi todo el día de trabajo: En algún momento de mi vida cargaba una batería que pesaba tres o cuatro libras para que mi entonces HP Tablet PC durara todo el día. Las ocho libras de la maquina mas las cuatro de la batería hacían una maquina deliciosa de doce libras o mas. El iPad me da casi todo el día de trabajo, en menos de libra y media.
8.- La mejor máquina para escribir sin distracciones: Parte de mis responsabilidades es escribir, yo valoro enormemente la habilidad de no tener distracciones. El iPad hace para esto el mejor trabajo que yo he visto en ningún dispositivo, siendo un dispositivo multi-funcional y capaz de casi todo.
9.- Assistencia Guiada: Muchas veces he mencionado Asistencia Guiada, al menos aqui y aqui. Asistencia Guiada permite que limites el accedo del iPad a una cierta aplicación a menos que introduzcas una clave para salir. Aunque parezca poco, la habilidad de introducir la clave es suficiente para detenerme y volver a la tarea que tenia en las manos y seguir trabajando. Este es uno de esas cosas mágicas que mi iPad hace.
10.- Omnifocus: Ya se que Omnifocus 2.0 esta en camino… Pero mientras llega, no existe aplicación mas hermosa que la del iPad, y aunque día a día yo uso mas la del iPhone, me encanta sentarme a pensar, planear y organizar en el iPad.
11.- Block de Notas de Apple: Gracias a lo fácil que es buscar notas y el hecho de que son las mismas notas en el iPhone y en el iPad, esta aplicación contiene básicamente todas mis listas e ideas. Honestamente es una de esas aplicaciones que tiene mas contenido del que estoy honestamente consiente.
12.- La habilidad de escribir en la pantalla: Yo he aprendido a mecanografias en la pantalla del iPad y puedo escribir entre 40 y 45 palabras por minuto en ella. He usado una aplicacion que se llama TapTyping para aprender a escribir en la pantalla del iPad. La inversion de $4.99 se ha pagado con creces muchas veces.
13.- Teclado Externo: Aun cuando escribo rápido en la pantalla, aun no escribo tan rápido como en un teclado normal, asi que si voy a escribir por un tiempo largo, siempre uso mi teclado externo vía bluethooth. En estos días un Logitech KB810 que me permite usar hasta tres dispositivos. (y las teclas se iluminan).
14.- Poder leer revistas y libros: Entiendo que en general ambas cosas se pueden leer en un laptop. No importa, no es igual. A mi me encanta leer y poder llevar conmigo miles de libros y revistas hace que puedo aprovechar el tiempo mas efectivamente en donde me encuentre.
15.- Vídeos: La pantalla del iPad es fantástica para ver vídeos de YouTube, Vimeo y TedTalks. Ademas puedo moverla, llevarlo a un lado o a otro… Es un tamaño perfecto para una película personal.
16.- Pages, Numbers & Keynote: La gran mayoria de las personas que conozco usan Word, Excel y PowerPoint el 90% de sus horas laborales. (Si no contamos Outlook o el email corporativo y cuando están realmente trabajando, de otro modo quizá la aplicación mas usada es el navegador) De igual modo, la mayoría de la gente, no utiliza funciones complejas en ninguna de estas aplicaciones. Hasta hace poco, mi única queja con Pages era que no podía hacer seguimiento de los cambios de documentos, pero en la ultima actualización eso cambio y ahora lo hace. De resto yo puedo hacer todo lo que la gente hace en estas tres aplicaciones.
17.- Poder Usar la Camara del iPad como escaner: ¿Necesitas escanear un documento? Mi iPad es mi scanner. De allí lo puedo mandar por email o a archivarlo directamente en Evernote. Honestamente esta función hace el vivir casi sin papeles una realidad.
18.- Evernote: Evernote es mi archivo digital. Una vez escaneado un documento (o recibido por email) si debo guardar una copia, va directo a Evernote, donde la próxima vez lo voy a poder buscar sin problemas y utilizarlo en segundos. Esta es en mi opinión el valor de Evernote.
19.- GoodReads: Esta es la otra aplicación en la que mi sistema de vivir sin papeles depende. Esta es la mejor aplicación que he encontrado para manejar PDFs, las cosas que puedes hacer (anotaciones, escribir en ellos, por ejemplo) son simplemente increíbles.
20.- MyFax: Si aun de vez en cuando es necesario mandar un fax. Esta aplicación me permite mandar un fax a cualquier parte directo desde el iPad, donde tengo acceso al 90% de mis documentos. Aun recuerdo lo complejo que era en la computadora.
21.- Acceso al banco y la bolsa de valores: Mi iPad me permite acceder a mis cuentas bancarias sin problemas, mover dinero de un lado a otro, pagar cuentas y demás. Ademas, me permite acceder a nuestras inversiones en el mercado bursátil y la aplicación iChartlistPro me permite analizar tendencias, gráficos y demás del mercado.
22.- RSS Reader: Yo solo leo RSS en el iPad en una aplicación llamada Mr.Reader. La experiencia es increíble, al punto que simplemente solo lo hago allí, al menos hasta que los mismos desarrolladores de la aplicación saquen una versión para el iPhone.
23.- Instapaper: Instapaper es donde leo cualquier articulo del Web. Me encanta leerlo en una letra llamada «Dyslexie» aun cuando no sufro de dislexia por alguna razón no me cansa a la vista y me permite leer más rápido. Por alguna razón, leer en Instapaper se ha convertido en mi manera de leer en el web, y aun cuando valla a leer algo inmediatamente, lo hago allí.
24.- Dual MailT: Sigo esperando por un desarrollador que haga esta aplicación pero mas poderosa. Dual MailT básicamente te permite tener dos editores de texto lado a lado. Es una maravilla, puedes poner el esquema de un lado y trabajar en la otra mitad de la pantalla. Esta aplicación la obtuve recientemente, pero la he buscado desde el primer día que prendí el iPad la primera vez. Mi sueño es esta aplicación, pero con acceso a DropBox y iCloud mas que permita poner el fondo en negro.
25.- Una aplicación a la vez: Aun cuando la mencione de ultimo, esta es una de mis cosas favoritas en el iPad. Yo me distraigo facilmente, asi que un dispositivo que me obliga a mantenerme enfocado en una aplicacion a la vez es una bendicion. (Esto en combinacin con el hecho de que no hay Comando-Tab, me ayuda a trabajar mucho mejor)
Estas son 25 de las muchas razones por las cuales el iPad es mi maquina principal. Aun uso el MacBook, por ejemplo cuando necesito hacer el formato de libros en Scrivener o convertirlos en ePub o MOBI. Pero a parte de esas necesidades… no se me ocurre mas nada. De resto el MacBook esta en una repisa, sin baterías.

Esta es una de esas cosas que parecen obvias, pero siempre me impresiona la cantidad de gente que no lo hace. Una de las primeras cosas que debemos hacer en la mañana es revisar nuestro calendario.
Asegúrate de revisar el día de ayer primero. Esa es la manera de encontrar oportunidades para obtener victorias fáciles, y aun mejor, si una junta fue cancelada, la puedes agregar directamente a la lista de cosas por hacer.
Después de eso revisa el día de hoy. Esto te permite ver cuan ocupado será el día. Si tienes diez reuniones, asegúrate de bloquear algún tiempo para comer. Quizá haz una parada y compra botellas de agua para mantenerte hidratado.
Finalmente revisa el día de mañana. ¿Algo que necesite preparación? Mañana no es el día de prepararla. Si existe algo, ¿puedes cambiar algunas citas? ¿Como vas a lograr terminar eso? Este es el momento de planear por esas cosas, no mañana ni a las seis de la tarde cuando estés cansado.
i.e. Yo conozco mucha gente que no solo revisa el día de mañana, sino los próximos cinco días, si, todos los días.

Estoy seguro que al igual que yo has leído que debes aprender a decir NO a los demás personas para poder aumentar tu productividad. Es una buena idea, pero no es suficiente.
En mi opinión, hay mas de un NO que debemos aprender, de hecho existe un NO que debemos evitar, un NO que debemos aprender a usar y un NO que necesitamos aprender a usar.
No sabemos como usar la palabra NO apropiadamente en nosotros mismos ni con las demás personas; el resultado es que decimos mas NO cuando debimos haber dicho SI y mas SI cuando debimos haber dicho NO. Solo cuando aprendemos a usar la palabra NO apropiadamente para con nosotros mismos, es que la podemos aplicar para con los demás personas.
Mi intención es mostrarte que no existe un NO único, tu aventura va a ser aprenderlos a usar propiamente.