Es irrelevante si crees en GTD o no. Si usas Omnifocus, Nozbe, Things o te anotas las tareas pendientes en el brazo. La realidad es que tu lista de tareas te esta fallando y te ha fallado por años. Parte es que no sabemos decir NO. Parte es que simplemente estamos tratando de decidir sobre un numero demasiado grande de opciones. En la mayoría de los casos es abundancia lo segundo y mucho de lo primero.
A medida que pasan los años mis tareas van en aumento desmesurado, en mi Sistema de GTD cada vez son mas los proyectos, las tareas, y el tiempo cada vez parece menos.
He discutido en mi libro «25 Consejos de Productividad» como funciona mi lista diaria, pero nunca he hablado de lo que yo llamo la Lista Maestra.
La Lista Maestra contiene todos aquellos proyectos y tareas que espero hacer. Lo mas probable es igual a la lista de proyectos y tareas que tu mismo tienes. La diferencia es que tu esperas trabajar desde esa lista, y lograr completarla. Para mi la lista maestra es la base en donde todo empieza, pero aun aplico un filtro mas. De la Lista Maestra a la Lista de Trabajo.
Mi Lista Maestra contiene todos los proyectos activos y todas las tareas pendientes (proximas acciones) por contexto, tal y como enseña David Allen en su libro GTD. El problema de esto, es que el numero de tareas es simplemente imposible de digerir, es como tratar de tomar agua de una manguera del camión bomberos… Yo prefiero tomar agua del filtro, de un vaso, en cantidades manejables. Para ello, proceso mi Lista Maestra, en una lista aun mas pequeña, la Lista de Trabajo.
Cada mañana reviso todos mis proyectos y acciones y marco aquellas que deben ir a las Listas de Trabajo. Esto genera que mis listas en vez de ver 60 tareas, quizá tienen cinco. Las cinco que considero son relevantes. Es de esta lista pequeña que elijo las tres tareas mas importantes.
Honestamente no existe un criterio en cuantos elementos paso a la lista de trabajo, si una vez que termino me parecen muchos, simplemente reduzco. El objetivo es acabar con la lista en dos o tres dias.
El problema es un simple problema matemático, si tenemos un promedio de 100 Proyectos y cada uno tiene una Acción tenemos 100 acciones. En realidad tiende a ser casi dos acciones por cada proyecto mas aquellos que requieren una sola acción, que quizá no tienen un proyecto como tal. ¿Comprar Leche? ¿Pan? Mi lista tiene mas de 600.
Mis cálculos y experiencia dicen que en general un sistema completo de GTD tiene mas o menos entre 200 y 500 acciones.
Ahora viene el problema, no importa como dividas esto, el numero siempre es mas de lo que podemos digerir… mas de lo que podemos hacer para sentirnos exitosos… Por tanto, no logramos conquistar ese sentimiento de logro. En muchos casos abandonamos el sistema del todo.
Ahora bien, imagínate, que manteniendo tu sistema asi como está, tu preparas una lista de tu Lista Maestra, para trabajar por los siguientes día o dos; una Lista de Trabajo.
Imagina la siguiente y el numero de acciones pendientes:
Lista Maestra
@Casa (45)
@Computadora (60)
@Diligencias (30)
@Agendas (25)
@Llamadas (20)
@Trabajo (80)
Total 260 oportunidades. En mi caso esto se convierte en algo complejo de digerir. Ahora imaginate que de la Lista Maestra, seleccionas aquellas que realmente darian el mayor impacto en el corto plazo y creas una segunda lista, basada en tu Lista maestra; una Lista de Trabajo.
Lista de Trabajo
@Casa (8)
@Computadora (10)
@Diligencias (30)
@Agendas (25)
@Llamadas (20)
@Trabajo (20)
Ahora tengo 113 oportunidades. Pero notese como no elimine de mi lista ninguna Agenda, Llamada o Diligencia. En mi plan de reducción el plan es que estas elementos que se refieren a llamadas, Agendas y diligencias aun pueden hacerse. Pero veamos la reducción en los otros contextos.
@Casa: De 45 a 8.
@Computadora De 60 a 10.
@Tranajo De 80 a 20.
Es decir de 185 oportunidades a 38… Gran diferencia. En ningún momento estamos diciendo que no vamos a hacer las otras, pero imagínate el sentimiento de éxito de terminar con esas 20 tareas de trabajo; o con las 38 tareas de las tres listas.
No solo eso, imagínate que tienes por alguna razón 20 minutos libres. ¿De donde vas a tener mas chance de elegir una acción apropiada, de una lista de 20 o de una de 80?
Como todo consejo de productividad, la clave aqui es no perder de vista la Lista Maestra. En mi caso, NO puedo agregar ninguna tarea a la Lista de Trabajo. Las tareas deben agregarse a la Lista Maestra.
Poder ver mis listas, por contextos, pero sabiendo que son un numero mucho mas reducido, me ha permitido avanzar en ciertas cosas mucho mas rápido. En ningún momento estoy negando la importancia del resto de las cosas en la Lista Maestra, simplemente estoy tratando de concentrar el enfoque para ser mas productivo, obtener victorias mas pequeñas, pero mas constantes, en fin para sentir que gano el juego mas seguido.
Si tu lista de tareas te esta fallando, ¿que estas haciendo para que sea nuevamente efectiva?

Este es el Capitulo 24 de mi libro 25 Consejos de Productividad, el cual se encuentra en Ebook y Pasta blanda en Amazon, Apple iBookStore, Barnes and Noble, Sony Ebooks y Kobo a nivel mundial. Este Capitulo es cortesia de Nozbe y Productive Magazine! (Link en Ingles)

La Lista de Cosas que no Necesito

Ésta es una lista mucho mas reciente en mi arsenal de consejos. Aun recuerdo cuando empecé a leer sobre minimalismo y empecé a entender que una vida un poco mas minimalista era un buen complemento para la productividad. Mientras menos tiempo tenía que pasar manteniendo y ocupándome de estas cosas, mas tiempo tenía para disfrutar otras que me gustaban y me llamaban la atención. Sin embargo, algunas personas que aplican el minimalismo en su vida, llegan a niveles que exceden el nivel en el que yo me encuentro cómodo. Por ejemplo Colin Wright que vive con 51 cosas, o Tammy Strobel con 72 cosas o Nina Yau quien lo hace con solo 47. En mis planes nunca ha estado ninguno de estos extremos. Sin duda existen muchas cosas que quiero tener y muchas mas que quiero disfrutar y ese numero sin duda superan las 72 cosas de Tammy… (y honestamente por bastante)

Sin aspirar a esos extremos, me llama la atención la idea de reducir el número de cosas que tengo, especialmente el eliminar todas esas que no uso, que no nos sirvieron y cuyo único propósito es ocupar espacio. Quiero solo tener cosas que me sean útiles. El Ensayista Patrick Rhone no habla de Minimalismo, sino de tener suficiente. Fue cuando descubrí lo que Patrick escribía, que entendí lo que estaba buscando. Quería todo lo que necesitaba, pero no quería el exceso. Fue tratando de entender lo que significaba el tener suficiente, que comencé a pensar en todas las cosas que no necesitaba y que aunque me llamaran la atención y las pudiera comprar, no iban a mejorar mis condiciones actuales. Una vez que entendí lo que quería, me sentí mucho mas libre de dejar ir todas aquellas cosas que no usaba.

El ejemplo perfecto de las muchas cosas que están en mis listas es un monitor de 27 pulgadas que vende Apple. Es simplemente hermoso, y cada vez que lo veo imagino lo hermoso que se vería en el escritorio que tengo (ok, quizá en el que sueño tener. Pues admito que el que tengo es temporal desde hace 5 años o mas). Cuando pienso en lo que sería tener este monitor, me imagino trabajando en el, y lo increíble que sería tener toda esa área. Pero honestamente no lo necesito, en vez de ser una herramienta, va a ser una distracción y mi objetivo es tratar de ser productivo y efectivo. Un monitor como éste, sin duda alguna me permitiría distraerme sin siquiera darme cuenta de cuan distraído estoy. Yo he aprendido que necesito monitores pequeños, donde es difícil abrir y ver en la pantalla, más de una aplicación a la vez.

Tengo una increíble debilidad por Maletas, maletines, libros, plumas, electrónicos y accesorios de todo tipo y mas. La lista contiene más de cincuenta cosas. Desde ropa hasta electrónicos y lo que se me ha atravesado en el medio. Incluyendo ese convertible que tanto soñé por años. Aun de vez en cuando lo contemplo, pero entre mis notas esta la razón del porqué no es necesario el convertible, incluyendo los motivos que cuando tuve uno no lo disfrute tanto como pensé, me molestaba cuando hacia mucho calor y me fastidiaba cuando hacia mucho frío. Además no me gustaba estar arrastrado en el piso. Dentro de la misma explicación, me recuerdo cuanto disfrute aquel Jeep Wrangler, así que de contemplar un convertible, ese debe ser el modelo.

El objetivo de esta lista, es ayudarme a llegar a ese lugar de tener suficiente. No es que no puedo usar una camisa más, o unos zapatos o una pluma o un cuaderno nuevo. Es simplemente que no lo necesito, tengo las camisas que necesito y los zapatos que uso y son cómodos (el requisito más importante en un zapato en mi opinión: es que sean cómodos.) Tengo una pluma que adoro como escribe y hojas en blanco para anotar mis ideas. No necesito más de una pluma, ni quiero un cuaderno diferente al que tengo, en ese departamento, tengo suficiente. (Si, la pluma esta en la lista)

Como dije antes, mi objetivo no es ser minimalista, sino tener suficiente, y aunque es un lugar que cambia y evoluciona, he entendido que mientras menos cosas me distraigan la atención, mas chance tengo de hacer algo útil, lo cual al final del día, es la razón por la que quiero ser mas productivo.

Muchas de estas cosas en la lista de cosas que no necesito, las contemplo constantemente, son cosas que me encantaría tener, por tenerlas. Porque en algún lado de mi mente, me he convencido que tenerlos me harían la vida mejor, mas fácil, o disfrutaría algo mucho mas. Pero cuando las considero mejor entiendo que ese elemento realmente no es algo que necesito y que en muchos casos son caprichos de un tiempo en el que pensaba que eran muchas de esas cosas (especialmente la abundancia de éstas) lo que me iba a hacer feliz.

Alguna de las cosas que integran esta lista:

• Monitor de 27 pulgadas de Apple

• iPhone 4s (Mi iPhone 4 es perfectamente capaz)

• IPad2 (Si compraría una, seria por el modelo más nuevo)

• Franelas baratas

• Nueva TV para la casa

• La versión en papel de mis libros

Hoy en día, estas cosas están en esta lista porque en este momento solo necesito tener suficiente, y entiendo que nada de eso me vas hacer feliz, o mejor persona. Esas cosas, quizá me van a romper el equilibrio que estoy tratando de formar, el tener suficiente.

Cuando escribí mi libro «25 Tips for Productivity» nunca pensé que iba a tener la recepción que tuvo. ¡Gracias! El siguiente paso era crear la versión en español. Ahora a la venta la versión en español de mi libro 25 Consejos de Productividad.

Cual es mi gran sorpresa cuando en el Pre-lanzamiento el mismo llego a las listas de mas vendidos en Amazon.

Sobre el libro: El libro que tienes en tus manos fue creado mientras conversaba con un par de amigos que estaban teniendo dificultades con su productividad y su trabajo como escritores. Quise compartir con ellos mis tácticas y consejos que venía usando a través de los años, que habían creado un gran impacto en mi vida y en la vida de aquellos que los habían aplicado.

Escribí este libro con la esperanza de que tú, el lector, pudiera aprender una cosa o dos (con suerte veinticinco) que lo ayudaran a sobresalir en el juego de vivir. Espero que encuentres una joya en estas páginas, espero que alguno de estos consejos te puedan ayudar de alguna manera importante. Si le regalas este libro a alguien que creas que se puede beneficiar de estos consejos, quizá te lo agradezcan para siempre.

Este libro es mi manera de devolver el favor a todos las personas que me han ayudado con el paso de los años a mejorar mi juego, algunos los menciono en este libro, otros, cuya influencia fue igual de importante no están mencionados por nombre, pero a todos ustedes les estoy igualmente agradecido.

El mismo esta disponible en papel y libro electrónico a nivel mundial. Aquí dejo alguno de los vínculos:

Amazon US

Amazon UK

Amazon ES

Amazon DE

Amazon FR

Amazon IT

Amazon JP

Barnes & Noble

Smashwords

Pronto estará disponible en Apple, Kobo, Diésel y Sony.

» Si estas comprometido apropiadamente con tu vida, no necesitas mas tiempo. Si no lo estas, mas tiempo no te sirve para nada»
David Allen

En lo que puse dicha cita en Twitter mi gran amiga Tara Rodden Robinson me respondió en Twitter mostrando desacuerdo, específicamente diciendo que el estar «comprometido apropiadamente» no elimina la presión del tiempo. En eso estoy de acuerdo con ella, no elimina la presión, la cambia. El hecho de que tus acciones estén dirigidas hacia tus compromisos no implica que no va a existir la presión del tiempo, pero en mi opinión implica que vas a poder hacer un mejor uso del mismo.
Mucha gente sueña con hacer esto o aquello. Yo quería ser escritor cuando tenia catorce años, pero por circunstancias que no vienen al caso no fue hasta hace unos años que me comprometí apropiadamente con ese objetivo. Una vez que me comprometí, he publicado dos novelas, un libro de productividad, traducido una de mis novelas y el libro de productividad que sale a la venta la próxima semana.
Sin duda alguna, aun tengo las presiones de tiempo (quizá aun mas) que tenia antes de comprometerme, pero igualmente, sin duda alguna manejo estas mucho mejor. Previo al momento en el que decidí que iba a ser un escritor, nunca tenia el tiempo para escribir, nunca aparecía en el calendario, o las listas. Siempre pensaba que si tuviera mas tiempo lo podría lograr. La realidad desde la perspectiva actual es que si hubiese logrado que mis días fueran de treinta y seis horas hubiera escrito exactamente lo mismo que escribía en aquellos momentos, nada.
No es hasta que el compromiso existe que el tiempo aparece. Esa es la razón por la que el garaje nunca se arregla, pero siempre hay chance para jugar nueve hoyos de golf. Una vez que el compromiso existe, la presión de tiempo es diferente, existe, pero no es la falta del mismo, es en ese momento donde empiezas a buscar ser productivo. Como he dicho anteriormente, y lo mencione en mi mas reciente libro 25 Consejos de Productividad: «La productividad y la eficiencia se encuentra no en buscar horas para ahorrar tiempo, sino en eliminar minutos perdidos»
Una vez que estas estas comprometido, descubres que no es que no tienes tiempo, sino que no lo estas usando apropiadamente. Al menos eso creo.

Empece a usar listas (checklists) por allá en el año 2004, después que me leí el famoso libro de David Allen. Sin duda el libro fue una gran influencia en la creación de las mismas y hasta el día de hoy considero las mismas como grandes amigos y aliados. Pero estoy consiente que mucha gente las considera mas un enemigo y es para ellos que estas lineas fueron escritas.
Es realmente interesante que pasemos horas tomando medidas para controlar nuestro ambiente, proyectos y tareas; solo para encontrar un numero ilimitado de maneras de sabotearlos. Es exactamente esta segunda parte en la ultima oración la razón por la que trabajo con listas (checklists). Paso horas creando sistemas, dándole seguimiento a proyectos y tareas, manteniendo un sistema completo, pero mi habilidad de sabotear todo esto es increíble.
Estas listas (Checklists) me permiten mantener de lado las distracciones, elementos externos y algunas veces, emociones y estrés mientras soy capaz de mantener mi concentración en la tarea que estoy realizando. Yo tengo por ejemplo una lista en caso de un accidente en el automóvil. Créanme que no tengo ningunas ganas de usarla, pero ha sido útil cuando la he tenido que usar, sin emociones, solo tengo que seguir los distintos pasos de la misma.
Tengo otras listas para cuando vamos a salir de la casa de viaje. No se como funciona en tu casa, pero en la nuestra los últimos diez minutos son siempre una locura. También lo eran cuando crecía en casa de mis padres. Recuerdo mis padres regresando a la casa porque se habían olvidado apagar este o aquel electrodoméstico. Tengo una lista, una vez que todos están en el automovil saco mi lista y voy por cada elemento rápidamente, sin estrés, preocupación o problema.
Entiendo que a mucha gente la idea de estas listas le producen repulsión, es esa misma gente la que cree que este tipo de control les va a eliminar toda la espontaneidad y creatividad de sus vidas. En mi experiencia es exactamente lo contrario, son este tipo de listas lo que me permite mantener la calma, y la tranquilidad mental para poder ser creativo y espontáneo.
Sin duda para mi, estas listas (Checklists) son mis aliados y amigos… ¡y tengo muchos de estos amigos!

Como padres estamos ocupados. Corremos de derecha a izquierda, tratamos de manejar nuestros trabajos, reuniones, compromisos, preparar la comida y mucho mas. Como si esto no fuera suficiente ademas tenemos el complicado trabajo de «Educar» a nuestros hijos. Educarlos es un trabajo complejo, al menos lo es para mi.

Mi papa fue un gran padre mientras crecía, trabajo realmente duro para poder darnos todo lo que el consideraba importante y mucho mas. Tristemente mantener promesas no era uno de esas cosas que hacia bien. El siempre estaba ocupado. Lo que yo recuerdo (quizá de una manera injusta) es que las promesas tenían una cláusula oculta. Siempre había una cláusula de escape. Lo que yo recuerdo es que el no era bueno manteniendo las promesas que hacia. Quizá es un recuerdo injusto de la infancia, pero es el que tengo; exceptuando por eso, siempre ha sido un gran padre que nos ha dado mucho. Es generoso y mas, mucho mas.

Pero yo recuerdo muchas de esas promesas que fueron incumplidas, aquellas que tenían la cláusula secreta, la cláusula de escape que yo nunca entendí. Eventualmente perdí las esperanzas en esas promesas y deje de esperar que se iban a cumplir. Eso trajo grandes sorpresas cuando estas sucedían. Mi papa siempre estaba ocupado, no tengo idea cuantas horas trabajaba pero si tengo que adivinar diría entre 90 y 100 horas a la semana. Yo creo que en parte por cansancio, el hecho de que trabajaba de mas y que simplemente estaba constantemente exhausto no recordaba o no tenia la energía para hacer esas promesas una realidad. Es lo que yo recuerdo, y no es una agradable. Mientras crecía siempre dije que iba a ser cuidadoso en que le prometía a mis hijos.

Cuando salimos embarazados, empece a preocuparme por ello nuevamente, no estaba seguro como hacerlo. Algunas promesas son cosas pequeñas como «No puedes usar tus tijeras hasta el domingo porque cortaste tus medias» o «si tu cuarto no esta ordenado el sábado en la mañana no puedes ver a Mickey Mouse en la televisión» o «mañana jugamos con Lego» todas promesas fáciles de olvidar y romper. No lo hacemos apropósito, pero porque tenemos problemas de adulto que por alguna razón nos hacen olvidarnos. El problema es que «Jugar Lego» no parece tan importante como «Enviar Acuerdo de Venta», pero para nuestros hijos es lo mas importante del mundo. ¿Como esperamos que compartan con nosotros sus problemas cuando sean adolescentes si no consideramos importantes sus problemas cuando son niños?

Fue pensando en esto que decidí detenerme y buscar como mantener esas promesas, al menos tenerlas presente para poder renegociarlas. Solo una promesa renegociada en exceso cuenta como una promesa rota. Por tanto hago dos distinciones. Una es para eventos que suceden a cierto periodo de tiempo, como: «Jugar Lego mañana» o «La próxima semana vamos al parque» o «voy a llamar a los padres de tu mejor amiga para organizar que jueguen juntas». Esas cosas simplemente entran en mi sistema de GTD.

• «Vamos a Jugar Lego mañana»: lo anoto en el calendario como un evento tentativo.

• «La proxima semana vamos a jugar al parque» y «Voy a llamar a los padres de tu mejor amiga para organizar que jueguen juntas»: lo coloco en mi bandeja de entrada para ser planeado o renegociado.

¿Donde poner los recordatorios para cosas como que no le confiscaste las tijeras hasta el domingo por haber cortado las medias? En el sistema claro esta. Tengo un Contexto llamado @PARA TENER PRESENTE: que uso para recordarme estas cosas que necesito tener presente. No quiero llenar mi calendario de cosas como «Alicia no puede ver televisión mañana» o cualquiera de esos recordatorios, pero tenerlos en su propio contexto funciona de maravilla. Yo reviso mis contextos suficiente para recordarme de estos pero aun mas importante para poder mantener mis promesas.

Estas cosas comparadas con algunas de las cosas que necesitamos manejar y hacer parecen minúsculas y casi irrelevantes, pero para nuestros hijos significan el mundo y aun mas importante son estos pequeños acuerdos los que usaran como ejemplos para tomar sus decisiones futuras. Como buenos ejemplos o como ejemplos para evitar. La diferencia la haces tu como padre, quieres ser el ejemplo a imitar o a evitar.

Todos hemos cargado con nosotros mas papel del que en realidad necesitamos llevar. Todos hemos mantenido en nuestra vida papeles por mucho mas tiempo de lo que realmente necesitábamos hacerlo. Aun las personas que consideraríamos excelente procesadores de papeles, mantienen consigo cosas que debieron haber transformado a otros formatos, para no llevarlos consigo mas.
Cuando descubrí que la gran mayoría de las personas no necesitan mas que una copia simple o un email con el documento, decidí buscar una manera diferente de llevar toda la informacion. Necesitaba una manera de archivar mis documentos y aquellos papeles que simplemente eran referencia y quería o necesitaba llevar conmigo, sin tener que llevar ningún papel. Algo que me permitiera fácil acceso, pero sin el volumen o el peso. La respuesta fue: Evernote.
Recientemente estábamos viajando en una ciudad cercana y mi esposa perdió uno de sus lentes de contacto. Manejamos hasta el Lenscrafter mas cercano para comprar otro par de contactos. Para que la pudieran ayudar, necesitaban una copia de la prescripción. Ella había obtenido la misma en otra sucursal de LensCrafter y sabíamos que iban a poder llamar y obtener la información. En vez de eso, simplemente busque en mi Evernote y listo, le mostré la información a la persona que nos estaba ayudando y me pidió que si se la podía mandar por Correo electronico para agregarlo al archivo que iban a crear y quince minutos mas tarde estábamos de regreso en nuestro viaje. Todo porque he adquirido el habito de de escanear lo que creo nos puede ser útil (y en algunos casos lo que espero nunca lo sea)
Evernote tiene la ventaja de poseer OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que hace que encontrar un documento sea algo realmente sencillo aun cuando tu capacidad de archivar estos sea poca. La cámara del iPhone y del iPad son suficientemente buenas para obtener una imagen de calidad para que Evernote pueda reconocerla y aplicar el OCR para que sea totalmente útil.
El problema es que si no existen ciertos sistemas corremos el riesgo de en vez de tener algo útil crear algo inútil. En mi opinión se necesita un sistema para que esto pueda realmente sobrevivir.
Este es el sistema que yo tengo. No es perfecto, pero funciona bien y me ha ahorrado horas y aun mas importante es suficientemente sencillo.
La estructura actual de mi sistema:
Impuestos (Este año): Mi contador no necesita los originales, asi que tomo fotos de los recibos que son relevantes y cuando el momento de ocuparse de los impuestos llega, simplemente se los mando.
Mi Esposa: Esto son todos aquellos documentos que le pertenecen a mi esposa, sus estudios de los ojos, tarjeta del seguro, y mucho mas.
Mi Hija: Al igual que mi esposa, tarjetas de cumpleaños, instrucciones de las medicinas, información del doctor y el resto de las cosas que están relacionadas con ella.
Personal: Al igual que tengo una carpeta para mi esposa y mi hija tengo una para mi.
Negocio: Cosas que le pertenecen a trabajo.
Garantias y Acuerdos de Servicios
Projectos Activos: Tengo una carpeta por cada proyecto activo y relevante.
Referencias: Ya que Evernote no me limita el espacio (al menos por ahora), yo no borro nada del sistema. Es posible que eventualmente tenga que hacerlo, pero por ahora no ha habido necesidad.
Como puedes ver no existe una distinción clara entre almacenamiento a corto o a largo plazo.
Al día de hoy mi estrategia a largo plazo es simple, (quizá es como un queso suizo) mientras Evernote no me pida que borre nada, todo va a seguir allí. No es perfecto, pero es una de esas cosas que no voy a tratar de resolver mientras que funcione.
En relación con la estrategia a corto plazo es un poco mas compleja. Los recibos del Impuesto, mi hija, mi esposa, mis archivos personales, las cosas del negocio, garantías y acuerdos de servicios van en su carpeta mientras son relevantes, y después simplemente las muevo a la carpeta de referencias. En general al principio del año, mi sistema tiene dos carpetas de impuestos, porque como podrás imaginar hasta que no termino con los impuestos del año anterior ambas carpetas siguen en el sistema.
El sistema es simple, si necesito los originales, puedo ir al archivero donde están las carpetas físicas y buscarlo. Es algo tan poco común, que el archivero de Evernote tiene todo lo que necesito y mas

Piénsalo por un momento, ¿Porqué necesitas algo como la bandeja del correo vacía? Ya tienes suficiente trabajo, responsabilidades, desbalance, estrés y falta de entusiasmo. No necesitas más presión, otra responsabilidad, algo mas de que preocuparte. Estas en lo correcto, de hecho deberías ir a tu correo ahora mismo; seleccionar y borrar todo; inclusive crea una regla en el correo para que cualquier nuevo correo que llegue sea borrado inmediatamente, de ese modo siempre tendrás la bandeja del correo electrónico en ¡cero! Inclusive, en algunas compañías no vas ni a recibir tu notificación de despido, pues estas vienen por el email
Ahora que nos hemos desahogado un poco, regresemos a considerar el tema de la bandeja de entrada en cero. Yo también desearía que mi buzón se limpiará sólo, pero no lo hace. Independientemente de cuanto podemos detestar el manejar la bandeja de entrada y el correo electrónico en general, la realidad es que es parte de nuestras responsabilidades, parte de lo que todos esperan que consideres parte de tu trabajo.
Uno debe tratar de evitar el entrar en el correo electrónico solo para ver si algo ha llegado. Esta bien revisar el correo electrónico por solo diez minutos si ese es el tiempo libre que tienes, pero asegúrate de que si abres el programa del correo, no lo vas a dejar hasta que definas la siguiente acción.

La única manera de limpiar el correo electrónico, es uno por uno. En algunos casos requerimos detenernos y pensar. Algunas veces leemos la bandeja de entrada tan rapido, buscando por cosas que pueden explotar en nuestras manos que perdemos la oportunidad de identificar esas cosas que llegan a nuestras manos cuando son bombas de tiempo, y que en muchos casos si nos hubiésemos detenido un segundo y hubiéramos pensado por dos segundos, lo hubiésemos resuelto.

A mi me encanta revisar correo en el iPhone, me pongo los audífonos, música y voy uno a uno. No, no todo lo puedo resolver desde el iPhone, pero puedo resolver mas cosas de las que creo conscientemente y la música lo hace mucho mas agradable,

El correo electrónico es un mal necesario, y es cierto que no necesitas llegar a tener tu bandeja de entrada en cero para dar el siguiente paso al frente. La diferencia es en cuanto espacio mental necesitas para estar calmado y relajado. Algunas personas pueden pasar semanas, inclusive meses sin nunca llegar a ver la bandeja de entrada en cero. Existen personas que no conocen cero. Hace años trabaje con un Gerente de Cuenta que nunca limpiaba su bandeja de entrada. Al final del día, seleccionaba todos los correos y los archivaba. Su teoría era que si era importante la gente le mandaría otro correo. Cada vez que necesitaba que el hiciera algo, le enviaba el mismo correo cada 30 minutos. Más de una vez me preguntaron como lograba que esta persona resolviera mis asuntos; simplemente descubrí un sistema que me funcionaba. Mandándole un correo cada 30 minutos garantizaba que el vería al menos uno de mis correos.

La realidad es que para la mayoría de nosotros ese es un lujo que no tenemos. El secreto de mi éxito manteniendo la bandeja de entrada en cero ha sido el usar música. Independientemente del tiempo que tenga, agarro mis audífonos y empiezo a procesar mi bandeja de entrada, todos los días, mas de una vez al día. Tengo en mi calendario tres bloques de 30 minutos, sólo para limpiar el correo. Entiendo que estas pensando: ¿UNA HORA Y MEDIA? YO NO TENGO UNA HORA Y MEDIA y eso es cierto. Lo que no estas viendo es que es gracias a este tiempo que puedo evitar las emergencias que consumian la mayoría del tiempo en aquellos días del pasado y además la mayoría del tiempo no necesito la media hora completa, algunas veces son diez minutos y término. (Otras me quedo hasta que se acaba la canción)

A mi me gusta moverme rápido y me gusa estar relajado, para trabajar mejor. Es por esa razón que he incorporado sistemas y trucos en mi vida diaria que me permiten moverme rapido con la menor fricción posible. La bandeja de correo llena es una de esas cosas que generan una gran fricción en mi sistema, por eso hago lo posible por mantenerla en cero.

¿PORQUE NO?

Interesante que elijo el día de ayer para escribir sobre los errores que Microsoft ha cometido en relación al iPad. Más tarde en el día, The Verge (En Inglés) anuncio que Microsoft estala negando traer Word y Excel para Android y iOS. De acuerdo con The Verge, Microsoft esta planeando para Marzo del 2013. Microsoft ahora va a necesitar ser tremendamente competitivo con el precio o traer características únicas; pero en base a lo que han hecho en Office para Windows RT, parece que no lo van a tener. Simplemente va a fallar o va a tener que ser un programa barato, cualquier cosa por encima de los $10 va a significar simplemente fracaso.

¿El porque ahora? ¿Después de tanto tiempo? Quien sabe. En este momento es ficción y el tiempo dirá si algo va a pasar realmente y si Microsoft va a traer algo realmente atractivo.

Esta es unas oportunidad para Apple para actualizar y mejorar el combo de Pages/Numbers y hacerlo un producto realmente interesante, pero estoy seguro de que no va a pasar tampoco. Por ahora estoy realmente satisfecho de haber descubierto el placer de escribir en simples archivos de textos.